La forma en que trabajamos ha cambiado drásticamente en las últimas décadas, y gran parte de esta transformación se debe a los avances tecnológicos. Entre estos, los sistemas de gestión documental (SGD) se han convertido en una herramienta muy importante para empresas de todos los tamaños y sectores.
Pero ¿qué hace que estos sistemas sean tan revolucionarios? La respuesta radica en su capacidad para mejorar la manera en la que almacenamos, compartimos y utilizamos la información.
Antes, los documentos se acumulaban en archivos polvorientos, ocupando espacio y tiempo cada vez que se necesitaba localizar algo. Ahora, con la digitalización, acceder a cualquier dato es casi instantáneo. Pero los SGD no solo son una alternativa más práctica que el papel; también están redefiniendo cómo interactuamos con la información y, en última instancia, cómo colaboramos y tomamos decisiones en el lugar de trabajo.
Vamos a conocer un poco más acerca de estos sistemas para poder entender correctamente su importancia.
¿Qué son los sistemas de gestión documental?
Como bien indican los profesionales de MOD Documentos, un sistema de gestión documental (SGD) es una herramienta informática que facilita la administración integral del ciclo de vida de los documentos dentro de una organización. Este ciclo aborda desde la creación o captura de los documentos, su almacenamiento y organización, hasta su distribución, consulta, edición, archivo o eliminación. Los SGD están diseñados para manejar tanto documentos digitales como aquellos en papel, mediante procesos de digitalización que los convierten en archivos electrónicos.
Como podemos observar, los servicios de gestión documental van mucho más allá del almacenamiento de datos: velan también por la implementación de políticas y normas que aseguren la integridad, accesibilidad, seguridad y confidencialidad de los documentos. De esta forma, entendemos que estos sistemas son fundamentales para garantizar que la información sea fácilmente recuperable, esté bien estructurada y cumpla con las normativas legales vigentes en relación con la preservación y gestión de datos.
Y es que, pensemos bien en la gran utilidad de estos sistemas: ¿Cuántas veces nos hemos quedado sin ese documento en el que tanto hemos trabajado, por culpa de un mal sistema de almacenamiento? Seguro que muchas. Por eso son tan eficaces. De hecho, los SGD suelen ser utilizados en contextos empresariales, institucionales y gubernamentales ya que son lugares en los que se manejan grandes volúmenes de información. Por si fuera poco, además de ser útiles, ayudan a reducir la dependencia del papel, aumentar la productividad y optimizar los procesos operativos.
Por otro lado, estos sistemas pueden incluir funcionalidades avanzadas como el análisis de contenido, herramientas de colaboración, integración con otras plataformas y capacidades de automatización para flujos de trabajo, todo ello con el objetivo de maximizar el rendimiento y minimizar los errores en la gestión de documentos. En esencia, un SGD no solo se centra en organizar documentos, sino que transforma la forma en que las organizaciones gestionan y utilizan su información estratégica.
Ejemplos de sistemas de gestión documental en España.
En nuestro país existen varios sistemas de gestión documental que son muy conocidos y utilizados tanto por pequeñas como por grandes empresas.
A continuación, te hablo de algunos de los más recurrentes:
- Microsoft SharePoint.
SharePoint es una solución muy común en empresas que ya utilizan Microsoft 365. Ofrece una integración perfecta con herramientas como Word, Excel y Outlook, lo que facilita la creación, almacenamiento y colaboración en documentos. Además, permite automatizar flujos de trabajo y tener un control de acceso robusto.
- DocuWare.
DocuWare se enfoca en la digitalización y la automatización de los procesos documentales. Con herramientas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), permite convertir documentos físicos en digitales y gestionar todo el ciclo de vida de los archivos. Además, su seguridad y control de versiones son bastante robustos.
- Alfresco.
Alfresco es una plataforma de código abierto muy flexible, ideal para empresas que buscan personalización. Permite gestionar documentos, sí, pero también otros tipos de contenido, como imágenes o videos, lo cual le hace aún más destacable. Además, ofrece funciones avanzadas de seguridad y colaboración, y se puede implementar tanto en la nube como en servidores locales.
- M-Files.
M-Files se destaca por su estructura basada en metadatos, lo que permite organizar los documentos de manera eficiente sin depender de carpetas tradicionales. Además, tiene potentes herramientas para el control de versiones y la automatización de flujos de trabajo, y se integra fácilmente con otras herramientas como Microsoft Office.
- Google Workspace.
Google Workspace (antes conocido como G Suite) es la opción perfecta para empresas que ya utilizan las aplicaciones de Google, como Gmail, Google Drive y Google Docs. Ofrece almacenamiento en la nube, colaboración en tiempo real y gestión de documentos de forma sencilla, todo bajo un entorno seguro. La integración con otras herramientas de Google hace que sea fácil trabajar y compartir documentos con tu equipo, sin importar donde estén.
¿Cuáles son los principales beneficios para las empresas?
- Reducción de gastos.
Digitalizar los documentos y adoptar un SGD elimina la necesidad de grandes espacios de almacenamiento físico y reduce los costes asociados al papel, la tinta y el mantenimiento de impresoras. Además, al automatizar procesos repetitivos, las empresas pueden optimizar sus recursos humanos y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Sostenibilidad.
Eliminando el uso de papel, las empresas pueden reducir en gran parte su huella de carbono. Además, este compromiso con la sostenibilidad que también mejora la imagen de la empresa, atrayendo a clientes y empleados que valoran las prácticas responsables.
- Escalabilidad.
Un SGD bien implementado es una solución escalable que crece junto con la empresa. A medida que aumenta el volumen de información, el sistema puede adaptarse para seguir siendo práctico sin necesidad de grandes inversiones adicionales.
- Mejora en la toma de decisiones.
Gracias a los datos centralizados y fácilmente accesibles, los SGD también facilitan la toma de decisiones informadas. Al disponer de toda la información relevante en un solo lugar, los directivos pueden analizar tendencias y realizar ajustes estratégicos con mayor rapidez y precisión.
¿Qué problemas pueden surgir respecto a su implementación?
Aunque los beneficios son numerosos, la implementación de un sistema de gestión documental no está exenta de retos y obstáculos.
Uno de los más comunes es la resistencia al cambio por parte de los empleados, ya que introducir nuevas tecnologías puede generar incertidumbre, especialmente entre quienes no están familiarizados con herramientas digitales.
Para superar este obstáculo, es fundamental invertir en formación y comunicación. Explicar los beneficios del sistema y ofrecer capacitación adecuada puede facilitar la transición y garantizar una adopción exitosa.
Otro obstáculo es el gasto inicial de implementación. Aunque a largo plazo los SGD generan un retorno importante de la inversión, el precio software, hardware y capacitación puede ser un impedimento para algunas empresas, especialmente las más pequeñas. En estos casos, explorar opciones escalables o servicios en la nube puede ser una solución viable.
Casos de uso: cómo los SGD mejoran diferentes sectores en la sociedad.
- Sector sanitario.
En hospitales y clínicas, los SGD se encargan de gestionar los historiales médicos de forma útil y segura. Esto acelera los procesos administrativos y, por ende, también mejora la atención al paciente, al garantizar que los profesionales tengan acceso rápido a la información necesaria.
- Sector legal.
Los despachos de abogados manejan grandes cantidades de documentos sensibles. Los SGD facilitan la organización y el acceso a estos archivos, garantizando la seguridad y el cumplimiento normativo.
- Educación.
En universidades y colegios, los SGD pueden centralizar registros académicos, facilitar la gestión de inscripciones y simplificar la comunicación entre estudiantes y personal administrativo.
- Sector logístico.
En la logística, los SGD son esenciales para gestionar facturas, guías de envío y otros documentos relacionados con el transporte de mercancías.
Tecnologías emergentes en los SGD.
La inteligencia artificial (IA) está revolucionando los sistemas de gestión documental. Gracias a la IA, ahora es posible contar con tareas automáticas tales como la clasificación de documentos, la extracción de datos y el análisis de patrones. Estas funcionalidades, además de ahorrar tiempo, también mejoran la precisión y reducen el margen de error.
Por otro lado, la integración de los SGD con tecnologías de blockchain está comenzando a ganar terreno. Esta combinación promete llevar la seguridad y la transparencia a un nivel aún mayor, especialmente en transacciones y contratos.
Otra tendencia emergente es la automatización de flujos de trabajo dentro de los SGD. Esto permite que tareas como aprobaciones, revisiones o notificaciones se realicen de forma automática, reduciendo aún más los tiempos de respuesta y aumentando el rendimiento operativo.
Con la vista puesta en el futuro respecto a este tema, podemos determinar que, con la constante evolución tecnológica, los SGD seguirán desempeñando un papel crucial en la transformación digital de las empresas. Sin ir más lejos, en este artículo hemos podido comprobar que la adaptación a estas herramientas supone mucho más que una ventaja competitiva: corresponde a una necesidad para cualquier organización que aspire a mantenerse relevante y bien posicionada en un entorno laboral en constante cambio, por lo que, sin duda, los sistemas de gestión documental cambian nuestra forma de trabajar, y para bien.
