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Empresario 2.0: Cómo implementar la tecnología en la organización de tu empresa

Ya sea que dirija una empresa farmacéutica, de Trade Marketing, logística, seguridad, servicios u otra, el uso de software y la tecnología han pasado de ser una opción, a convertirse en una decisión casi obligatoria. Sin embargo, esto no quiere decir que es una decisión fácil. Y es que muchas empresas se basan en procesos manuales tradicionales en los que el equipo es el encargado de la administración de tareas, las comunicaciones entre departamentos, el inventario, y el archivo de documentos importantes, entre otros.

Ya sea que dirija una empresa farmacéutica, de Trade Marketing, logística, seguridad, servicios u otra, el uso de software y la tecnología han pasado de ser una opción, a convertirse en una decisión casi obligatoria.

Sin embargo, esto no quiere decir que es una decisión fácil. Y es que muchas empresas se basan en procesos manuales tradicionales en los que el equipo es el encargado de la administración de tareas, las comunicaciones entre departamentos, el inventario, y el archivo de documentos importantes, entre otros. Entonces, cuando llega el momento de digitalizar todas estas labores, el desconocimiento, el miedo hacia lo nuevo y la preocupación por el éxito de este nuevo sistema pueden jugar en contra de la empresa.

El solo hecho de decidir implementar tecnología puede ser difícil y atemorizante, además, si la decisión tomada no es la correcta, el proceso puede resultar en una costosa, larga y traumática experiencia.

Por eso, ya sea que la empresa busque un software para controlar a sus visitadores médicos, gestionar sus ventas, mejorar la comunicación en la empresa o realizar censos y coberturas de sus productos en mercado, la elección de alternativas debe ser tomada con mucho cuidado y de preferencia con asesoría de expertos, para asegurar el éxito de esta etapa.

Para servirte de guía, hemos elaborado un artículo con algunos consejos para implementar la tecnología de forma exitosa en los procesos de tu empresa; y para ellos contamos con la ayuda del equipo de Q-bo.org, software de gestión para empresas.

Primer paso: definir las necesidades de tu empresa

El primer paso hacia la inclusión de la tecnología en la administración de tu empresa es definir las áreas en las que necesitamos de estos avances.

Por lo general, las primeras implementaciones tecnológicas que realizan las empresas son las relacionadas con las áreas financieras y de facturación.  Sin embargo, hay más de un área en la que podríamos necesitar el apoyo digital. Control de ventas y clientes, logística de visitas y entregas, rutas, gestión de personal en campo, procesamiento de información, trade marketing e incluso seguridad ocupacional, son frecuentemente dejadas de lado; y lo común es abandonar estos procesos por no saber cómo afrontarlos de manera óptima.

De hecho, un estudio reciente de Salesforce muestra que más del 70% de las empresas en todo el mundo continúan utilizando lápiz y papel para ejecutar tareas clave de la misma.

Por esto es que insistimos en que una de las primeras y principales tareas es identificar y conocer muy bien las diferentes áreas con las que cuenta tu empresa y si en alguna de ellas existen más de 3 personas (empleados o clientes) involucradas en el proceso, o la tarea toma más de 3 horas en ejecutarse, entonces se trata de un área ideal para implementar la tecnología de forma de hacerlo más eficiente.

Por ejemplo, un 90% de las empresas que buscan integrar la tecnología en sus procesos tienen abandonadas las áreas de gestión de ventas y clientes, gestión de comunicación y tareas, y gestión del personal en campo (fuera de la oficina). Así que si decides mejorar la menos una de esta, verás una mejora significativa en sus operaciones.

Contrata un software como servicio (SaaS) en lugar de desarrollar la tecnología interna o externamente

Luego, hay que definir hacia donde queremos enfocar nuestros esfuerzos, recursos, tiempo y dinero, lo cual seguramente no será en el desarrollo de un software.

Y es que uno de los errores más costosos que cometen algunas empresas es subestimar el desarrollo tecnológico y pensar que un equipo interno de ingenieros puede crear la herramienta tecnológica que necesitan con éxito. Sin embargo, aunque en algunos casos pueda funcionar, lo mejor es dejar el desarrollo tecnológico en manos de expertos.

De hecho, algunos factores que hacen que el desarrollo de software interno no sea una buena idea son:

  • Los equipos de desarrollo internos, sean grandes o pequeños, tienen mucha carga de requerimientos de distintas áreas, por lo que es muy difícil que desarrollen un sistema con el foco y profundidad suficiente.
  • Ya que el equipo debe entender los requerimientos, aprender los procesos, diseñar la estructura y desarrollar el sistema; el tiempo de iteraciones para llegar a una versión final puede ser demasiado largo, lo que a la larga es más costoso para la empresa.
  • El desarrollo de un buen sistema involucra mucha investigación y comunicación constante con el usuario final. Dentro de una empresa esto puede significar la necesidad de entrevistar desde el personal en calles hasta los directores generales, lo cual afectaría sobre el tiempo de trabajo de los otros departamentos que se tendrían que ver involucrados.

Entonces, aunque puedas pensar que lo que te recomendamos es sub contratar una empresa para el desarrollo del sistema, en verdad no es lo más idóneo en todos los casos. Una empresa de outsourcing tecnológico o software factory solamente debería ser contratada en situaciones donde no existen soluciones en el mercado y cuando el requerimiento es demasiado específico.

Hay que tomar en cuenta que al igual que un equipo interno de desarrollo, una software factory tiene varios equipos de ingenieros trabajando para distintos clientes. Estos, como se mencionó arriba, deben aprender, estudiar los procesos, diseñar el sistema y desarrollarlo para su entrega. Un desarrollo externo, al igual que uno interno, puede tomar muchísimos meses y costar miles y miles de dólares. Además de otros puntos en contra como:

  • Luego de hacer la inversión tan elevada que esto supone y de esperar el periodo de 6 meses a 2 años que el proceso toma, hay una gran posibilidad de que el sistema entregado ya esté obsoleto debido al dinamismo del mercado y las necesidades de la empresa.
  • Los costos de soporte y nuevos requerimientos también serán muy elevados y tomarán demasiado tiempo en ejecutarse.
  • Generalmente los ingenieros externos son buenos en desarrollo tecnológico pero no son expertos en tu industria o rubro. Por esto, es muy difícil lograr transmitir con éxito las necesidades de tu empresa y mercado.

Así, esto llevará a la empresa a pasar años de años probando diferentes tipos de desarrollo, tiempo e inversión, y obteniendo softwares que no cumplen con las expectativas o que quedan inservibles después de un tiempo. De hecho, en algunos casos, las empresas llegan a invertir tanto en este proceso, que le gasto equivale a 10 años de licencia de algunos softwares para todo el personal.

Así, aquí entran en juego los softwares como servicio (SaaS). Como su nombre lo indica, el Software como Servicio (SaaS en sus siglas en inglés) permite a las empresas contratar tecnología como se si tratara de servicios básicos de luz, agua o internet; donde se paga en base a lo que se consume y donde se puede maximizar su uso y su valor en función a sus necesidades.

Lo potente del SaaS es que existen compañías que se especializan en casi todas las áreas donde su empresa necesita ser más eficiente, como por ejemplo, la gestión y control del personal en calles, Hubspot para la gestión de los clientes y el marketing, o Trello para la gestión de proyectos.

Además, las empresas que ofrecen sus servicios con el modelo SaaS generalmente cobran licencias mensuales en base al número de usuarios contratados, la cantidad de funcionalidades deseada o la cantidad de recursos tecnológicos utilizados, de forma que las empresas contratantes paguen por lo que de verdad están utilizando. Todo esto entre otros beneficios como:

  • Estos programas, por lo general se tratan de plataformas 100% personalizadas, con soporte de primera, que ayudan a mejorar la eficiencia del personal en más de un 91%.
  • Las compañías se especializan en diferentes áreas donde su empresa puede tener necesidades, por lo que sirven de expertos para dar soluciones rápidas y profundas independientemente de la necesidad.
  • Como dijimos anteriormente, con estos servicios pagas por lo que utilizas, por lo que el costo de adquirir servicios con el modelo SaaS es significativamente más bajo que desarrollar un software con equipos internos o externos.
  • La posibilidad de pilotos o free trials permite probar la solución a una fracción del precio normal o muchas veces de forma gratuita.
  • Si bien aun no existe una solución global que cubra todas las necesidades de la empresa, las compañías ofrecen integraciones con otros sistemas terceros o incluso con desarrollos propios, a través de las conocidas APIs.
  • La solución está lista y generalmente puede utilizarse de inmediato.
  • Las compañías generalmente incluyen un muy buen soporte como parte del servicio.

 

Toma tus decisiones basándote en tu presupuesto

Uno de los objetivos principales de cualquier empresa es ahorrar en todo lo posible, pero no deben olvidar que muchas veces hay que hacer inversiones para minimizar los costos por ineficiencias, ver resultados reales y entender el verdadero valor de una tecnología.

Por esto, debes definir un presupuesto para esto, durante por lo menos 6 meses y comenzar con un número de usuarios que le permita obtener y ver resultados claros.

Te aseguramos que el costo del proceso se verá recompensado con los resultados en optimización de labores que vas a comenzar a notar en tu empresa.

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