Muchos de nosotros sabemos que es la gestión documental y conocemos su importancia en la sociedad actual, sin embargo, pocos sabemos cuáles son los procesos que tiene que seguir este tipo de gestión, así como es una solución óptima para el medio ambiente. Y es que en la actualidad estamos tan concienciados con la regeneración del planeta que pocos nos paramos a pensar en que procesos actuales son buenos y, en este caso, la gestión documental es uno de ellos, ya que nos permite digitalizar y almacenar de forma digital toda la documentación, de tal forma que reducimos considerablemente el consumo de papel y, con ello, la tala de árboles.
En este sentido, en la actualidad casi todas las organizaciones ya llevan a cabo la digitalización de sus documentos, como es el caso del Archivo Municipal de Benidorm, que ha digitalizado los libros de actas del Pleno y de la Comisión Permanente del periodo 1849-1973 y es que de esta forma quedarán guardados para la posteridad y no correrán el riesgo de perderse. Sin embargo, lo que muchos aún no sabemos es cuáles son los procesos de la gestión documental, por lo que a continuación os los vamos a detallar:
- Incorporación de los documentos. Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.
- El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento, dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido, mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación, o lo que es lo mismo, metadatos. Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.
- Clasificación. La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.
- Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados, pero no solo eso, sino que con el fin de prevenir su deterioro o pérdida y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.
- En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento como la creación, consulta, modificación, eliminación, etc. y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos legales, por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal y de las necesidades de la organización, por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica.
- La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten. El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.
- Disposición. Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico. No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba.
La importancia de la normalización en la gestión documental
En la actualidad es vital la normalización en la gestión documental ya que contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces. Estas normas también suponen una herramienta valiosa para la gestión del riesgo, la auditoría de la información y al análisis de procesos, aspectos que pueden mejorarse desde la gestión documental en cualquier organización, pública o privada. En este sentido, la normalización tiene como objetivo la elaboración de una serie de especificaciones técnicas, conocidas como normas o estándares, que son utilizadas por las organizaciones, de manera voluntaria, como referencia para probar la calidad y la seguridad de sus actividades y productos; y para poder demostrar y garantizar, frente al cliente o usuario final, que el producto o servicio que se ofrece responde a unos requisitos mínimos de calidad, diferenciándolo de otros.
